Den 31. maj traf det enige byråd i Fredericia en afgørende beslutning for at frigøre tid til frontpersonalet. Initiativretsforslaget har til formål at effektivisere administrative processer for at give mere tid til lærere, pædagoger og andet frontpersonale.
Med inspiration fra Aalborg Kommune blev der stillet forslag om at frigøre mere tid til frontpersonalet ved at forenkle administrative procedurer. Her vil vi dykke dybere ned i dette initiativ og dets potentielle betydning for kommunens medarbejdere og borgere.
– Inspirationen er hentet fra Aalborg Kommune. Det er sundt at lade sig inspirere indimellem, og her har vi i det store hele taget modellen for det lokale administrationsarbejde i Aalborg og foretaget ændringer og tilføjelser, så det passer til os, siger Kirsten Hassing Nielsen (C).
Med forslaget håber man at flytte tid fra administration til direkte borgerbetjening.
– Eksempelvis er der lokalt både ledere, der træffer beslutninger om noget, der foregår på stedet. Men det kan også være et udvalg, der træffer beslutninger. Måske har de bedt om, at man gerne vil følge med i nogle skoleskift, eller følge andre tal for udvikling. Der bruges faktisk mange timer på det, forklarer Tommy Rachlitz Nielsen.
Regler og arbejdsgange skal under luppen i denne gennemgribende proces.
– Formålet med forslaget er, at alle disse ting skal findes. Så skal alle disse regler og arbejdsgange forelægges udvalget, fortæller han.
For Kirsten er det vigtigt, at processen ikke hastes igennem.
– Vi har ikke sat en tidsfrist på dette, for de enkelte skal have lov til at bruge tid på det, understreger hun, og tilføjer, at alle udvalg skal gennem denne proces.
Man er meget bevidst om, at arbejdspresset kan øges på kort sigt.
– Vi skaber jo ekstra arbejde og tidsforbrug med dette. Det er ekstra bureaukrati, der nu skabes, er for at mindske arbejdsbyrden på sigt, siger Tommy.
Begge politikere er meget opmærksomme på, at forslaget vil give mere arbejde i starten, men mener, at det på sigt vil lette arbejdsbyrden.
– For mig at se, er det her helt oplagt at tage op i de samtaler og diskussioner, der allerede foregår rundt omkring på kontorerne og på gangene. For selvfølgelig er det ekstra arbejde, men ønsket er, at man over tid kan komme bureaukratiet til livs, tilføjer Kirsten.
Målet med forslaget er i sidste ende at skabe mere tid til de opgaver, der giver mest værdi for borgerne.
– Vi er vildt glade for, at vi har fået rigtig gode tilbagemeldinger på det. Dette er noget, der virkelig kan skabe værdi for organisationen. Vi er meget skarpe på, at det ikke skal være en spareøvelse, det skal skabe tid til borgerne og ikke til at spare penge, uddyber Tommy. Kirsten tilføjer:
– Jeg tror, det er en sund proces for os at gå igennem. For man vil både blandt politikere og medarbejdere komme til at diskutere, hvorfor det er, vi har brug for de forskellige ting.
Hvordan initiativet vil påvirke administrationen i Fredericia Kommune, vil tiden vise, men det er sikkert, at den kommende tid vil bringe en gennemgribende analyse af kommunens arbejdsgange.
I den forbindelse bliver det også interessant at se, hvordan forslaget vil påvirke kommunens månedlige rapporteringsrutiner.
– Hvor mange afrapporteringsrapporter er der på et år i kommunen? Det er noget, der bliver brugt rigtig meget tid på rundt om i klasserne blandt andet, ligeledes hvor mange SOSU’er bruger tid på rapporter, når de kunne være sammen med borgerne, spørger Kirsten retorisk.
Fokusset på effektivisering og minimering af bureaukrati er ikke unikt for Fredericia, men kommunens beslutning om at give personalet mulighed for at pege på tidskrævende og unødvendige arbejdsgange, er et nyt og spændende tiltag. Med disse ændringer er det klart, at både politikere og medarbejdere i Fredericia Kommune har mange vigtige samtaler og beslutninger foran sig.
Tommy Rachlitz Nielsen understreger, at denne indsats ikke kun handler om at forbedre effektiviteten, men også om at styrke tilliden til medarbejderne.
– Når vi har bedt om kontrol og rapporter, kan det virke, som om byrådet ikke stoler på medarbejderne. Vi skal huske, at det er vigtigt med tillid i en organisation, der sigter mod effektivitet. Så ved selv at lade medarbejderne komme med deres syn på sagen, kan vi forhåbentligt styrke tilliden.
Kirsten nikker enigt og påpeger vigtigheden af at skabe ensartethed i denne proces:
– Der skal være noget ensartethed, det gælder også for politikerne. Byrådet har vedtaget enstemmigt, at al tiden, der frigives, skal gå til borgerne. Der skal altså ikke flyttes yderligere rundt på ressourcerne. Det bliver spændende at se, hvordan processen vil udvikle sig.
Målet er klart: At skabe en mere effektiv, tillidsbaseret og mindre bureaukratisk arbejdsproces for personalet i Fredericia Kommune. Man har høj tillid til, at disse ændringer vil føre til en mere tilfredsstillende og givende arbejdsdag for kommunens frontlinjemedarbejdere.
Det er det, der ligger i kernen af vores forslag. Vi ønsker at give vores frontpersonale mulighed for at bruge deres tid, hvor det virkelig tæller. Man bliver pædagog, fordi man vil arbejde med børn, ikke fordi man vil bruge 20% af sin tid på at udfylde blanketter, siger Tommy.
I en tid, hvor mange kommuner oplever pressede ressourcer, er det endnu mere presserende at sørge for, at hver eneste arbejdstime bliver brugt bedst muligt.
– Vi skal bruge de ressourcer, vi har, bedst muligt. Vi råber på flere hænder, men bruger vi dem, vi har, på den rigtige måde? spørger Kirsten.
De to Konservative byrådsmedlemmer mener, at deres forslag er et vigtigt skridt i retning af at gøre netop det. De ser det som begyndelsen på en proces, hvor alle i kommunen fra frontpersonalet til de højeste ledelsesniveauer individuelt vil kunne se kritisk på arbejdsgangene og finde måder at gøre dem mere effektive på.
Den endelige effekt af denne proces er endnu uvist, men Kirsten og Tommy er optimistiske.
– Udvalgene er nu i gang med at lave deres egne procesplaner for det her. Håbet er, at det både kan give mere tid til det, som medarbejderne rent faktisk går på arbejde for, samtidig med at de opnår en større glæde ved deres arbejde. I sidste ende skal det blive til mere tid med eleverne, mere tid til de ældre og mindre tidforbrug på papir, systemer og rapporter, siger Kirsten.
Med dette initiativ vil Fredericia Kommune tage et skridt mod en mere strømlinet drift, hvor medarbejdere kan bruge mere tid på de opgaver, de elsker, og mindre tid på unødvendig administration. Processen vil utvivlsomt bringe mange udfordringer, men potentialet for at skabe en mere tilfredsstillende og meningsfuld arbejdsdag for kommunens medarbejdere er enorm.
