Den 40-årige fredericianer Christoffer Riis Jensen havde pludselig 1.400 uåbnede mails, men så satte han sig for at sætte sig ind i mailsystemet Microsoft Outlook. Nu har han skrevet en bog, som vejleder i brugen af mailsystemet.

Christoffer Riis Jensen er fornyligt flyttet tilbage til Fredericia, efter at have været væk fra byen siden 2002. Han har bosat sig i Skærbæk, hvor han også hører hjemme med optimerdinhverdag.dk.

Fredericia AVISEN mødtes med den hjemvendte fæstningsdreng, som fortæller, at mange ikke bruger Outlook optimalt.

“Mange bruger Outlook som deres basis mail på arbejdet. Her har du din basis mail, får man at vide uden at få flere instrukser. Alle kan åbne en ny mai, og sende en mail, men mange forstår ikke systemet i det. Det kan så mange ting, der ikke er kendte blandt den menige bruger,” siger Christoffer Riis Jensen og uddyber:

“Du kan styre alle dine opgaver derfra. Du kan styre dine kontakter, og så er der selvfølgelig den velkendte mailfunktion. Du kan sætte dine mails i et system så du får et overblik. Men vigtigst af alt giver det dig mindre stress at have fuldstændig styr på Outlook,” fortæller Christoffer Riis Jensen.

Men hvordan opstod ideen til at skrive en på om A-Å, hvordan man bruger Microsoft Outlook optimalt. Det spørgsmål stillede vi til Christoffer, som selv tidligere ikke var opmærksom på de mange funktioner, som Outlook har.

“Jeg var så heldig, at jeg var højrehånd for den Adm. Direktør i Nordea Finans, hvor man får mange mails. Jeg fik 200-300 mails hver dag. pludselig havde jeg 1400 uåbnede. Så forsvinder dem, du ikke må misse. Det skete også for mig. Når det sker, vågner du op midt om natten og tænker shit. Ved at få sat sig ind i det, får man skabt et system, så du ikke glipper mails, du ikke må glippe og opgaver, der kommer. Du skal have overlblik over kalender og opgaver så det ikke sejler,” udtaler Christoffer Riis Jensen, der gik ind i et mødelokale og hen til whiteboardet for at idégenere et nyt system til at optimere processen i Microsoft Outlook.

“Jeg byggede det der system og det har fået sindssyg god feedback af dem, der har købt,” lyder det fra Christoffer Riis Jensen, der pt. har optimerdinhverdag.dk som et fritidsprojekt, men drømmen er at lave af det.

Om Optimér din hverdag:

I en verden hvor den digitale kommunikation i stigende grad fylder mere og mere, og mængden af denne konstant stiger, er det vigtigt at kunne bevare et overblik for, at kunne udføre sit arbejde på bedste vis, og gerne uden at tabe noget af denne kommunikation undervejs.

Et stærkt element i at kunne bevare overblikket, samt at skabe mere tid er ved, at udnytte de systemer vi har tilgængelige i hverdagen.

Et af disse systemer er Outlook.

De fleste af os bruger nok kun en brøkdel af de funktioner som Outlook tilbyder, og derfor har jeg valgt at lave denne guide, for at Outlook skal begynde at arbejde for dig.

Jeg har selv siddet med en enorm indbakke; haft e- mails som gik tabt i mængden og derfor ikke blev besvaret; rodet rundt i de forskellige dele af Outlook med en flittig musehånd, og ikke på nogen måde arbejdet optimalt.

Du har sikkert oplevet følelsen af frustration mange gange, når du møder ind på arbejde, åbner Outlook og bliver mødt med alt for mange uåbnede e-mails og ved, at nu skal du bruge en masse tid på at læse, slette, besvare, gemme i mapper, videresende osv. Det er en dårlig start på dagen og én som Outlook kan hjælpe dig med, at klare hurtigere.